КОЛЛЕГИЯ КОМИТЕТА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

РЕШЕНИЕ
от 6 мая 2015 г. № 3

О ПРОВЕДЕНИИ ПАСПОРТИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ
АРХИВОВ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ - ИСТОЧНИКОВ
ИХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

Заслушав и обсудив доклад председателя комитета Ставропольского края по делам архивов Долговой Е.И., коллегия отмечает, что в соответствии с решениями коллегии комитета от 01 августа 2012 года № 5 "Основные задачи государственных и муниципальных архивов Ставропольского края по повышению информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края" и от 14 мая 2014 года № 3 "Актуальные задачи архивных органов и учреждений Ставропольского края по комплектованию документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" (далее - решения коллегии комитета) архивной службой Ставропольского края последовательно реализуется комплекс мероприятий, направленных на сохранение архивных документов и совершенствование их государственного учета, как в организациях, так и непосредственно в государственных и муниципальных архивах.
В списках источников комплектования государственных и муниципальных архивов Ставропольского края состоит более 1,1 тыс. организаций, в которых находится свыше 110 тыс. единиц хранения.
Среди главных тенденций деятельности архивов отмечается планомерная работа по упорядочению и приему на хранение управленческой документации из организаций. Так, в течение 2010 - 2014 годов обеспечено описание в организациях более 120 тыс. единиц хранения, в государственные и муниципальные архивы поступило около 93 тыс. единиц хранения.
В результате целенаправленной работы по выполнению предписаний по итогам проверок и решений коллегии комитета в организациях Ставропольского края неуклонно сокращается количество дел, находящихся сверх установленных сроков: в сравнении с 2009 годом сократилось на 39% и в настоящее время составляет 19,4 тыс. единиц хранения.
Повышению информационного потенциала Архивного фонда Российской Федерации способствует проведение с 2013 года краевой акции "Хранить вечно" по пополнению архивных коллекций документами личного происхождения. Активное участие в ней приняли 2 государственных и 15 муниципальных архивов, в которые от граждан поступило 385 единиц хранения.
Вместе с тем, не обеспечено выполнение решений коллегии комитета рядом муниципальных архивов, в связи с чем продолжают сохраняться следующие проблемы:
в ходе комплексных проверок выявлено низкое качество паспортизации организаций, недостоверные учетные данные о количестве хранящихся в них дел (Александровский, Апанасенковский, Благодарненский, Изобильненский, Шпаковский районы);
38% муниципальных архивов не завершили работу по уточнению списков организаций - источников комплектования (Александровский, Андроповский, Апанасенковский, Благодарненский, Георгиевский, Изобильненский, Ипатовский, Красногвардейский, Минераловодский, Нефтекумский, Предгорный, Степновский районы и город Ессентуки);
в 88% муниципальных районов и городских округов в организациях хранятся документы сверх установленных сроков (Благодарненский район - 2857 дел, город Кисловодск - 1780 дел, Апанасенковский район - 1261 дело, Шпаковский район - 1179 дел и др.);
в 56% муниципальных районов и городских округов отмечается низкое качество работ по упорядочению документов (доля возвращенных описей на доработку в Александровском районе составляет 88%, Шпаковском - 81%, Степновском - 80%, Благодарненском - 79%, Апанасенковском - 77%, Курском - 72%, Андроповском - 69%, Кочубеевском - 58% и др.);
в 32% муниципальных районов и городских округов имеются утраты документов в организациях (Александровский, Андроповский, Апанасенковский, Арзгирский, Благодарненский, Курский, Новоалександровский, Степновский, Труновский, Шпаковский районы и город Пятигорск).
В целях повышения качества паспортизации государственных и муниципальных архивов Ставропольского края, организаций - источников их комплектования коллегия решила:

1. Архивным органам и учреждениям Ставропольского края принять действенные меры по повышению качества паспортизации государственных и муниципальных архивов, организаций - источников их комплектования, в том числе обеспечить:
1.1. Завершение работ по уточнению списков организаций - источников комплектования архивов, а также расширить работу с муниципальными и негосударственными организациями по изучению состава и содержания документов в целях включения их в списки, предусмотрев выборочный прием документов - до 01 ноября 2015 года и далее - постоянно.
1.2. Полноту и достоверность учетных данных в паспортах организаций - источников комплектования - до 01 декабря 2015 года.
1.3. Повышение качества номенклатур дел организаций, а также экспертизы ценности документов и подготовки описей - постоянно.
1.4. Осуществление комплекса мер по предотвращению в организациях утраты архивных документов, в том числе создание нормативных условий хранения, организацию своевременного и качественного описания документов, составление актов приема-передачи документов при смене ответственных за архивы - постоянно.
1.5. Оказание организациям - источникам комплектования методической помощи по обеспечению сохранности электронных документов и подготовке их к передаче на хранение в архивы - постоянно.
1.6. Плановый прием в архивы документов, сроки временного хранения которых в организациях истекли, - ежегодно.
1.7. Продолжение работ по приему на хранение аудиовизуальных документов и личного происхождения, а также своевременное их описание и представление описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии комитета - постоянно.
1.8. Укрепление взаимодействия с Арбитражным судом Ставропольского края и налоговыми органами по выявлению ликвидируемых организаций для своевременного приема от них документов - постоянно.
1.9. Представление информации о проводимой работе по выполнению данного решения вместе с квартальными отчетами в течение 2015 - 2016 годов.
2. Комитету Ставропольского края по делам архивов:
2.1. Оказать государственным и муниципальным архивам Ставропольского края необходимую методическую и практическую помощь по повышению качества паспортизации архивов и организаций - источников их комплектования - постоянно.
2.2. Организовать рассмотрение вопросов сохранности и государственного учета архивных документов в государственных и муниципальных музеях на совещании-семинаре музейных работников Ставропольского края - III квартал 2015 года.
2.3. Рассмотреть на заседании коллегии вопрос о выполнении данного решения в IV квартале 2016 года.
3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на председателя комитета Ставропольского края по делам архивов Долгову Е.И.

Председатель коллегии
Е.И.ДОЛГОВА

Секретарь коллегии
В.В.БЕЛОКОНЬ


------------------------------------------------------------------